Vous avez pour projet de réaliser un tournage dans un autre pays que le vôtre, mais vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique ! Que vous soyez un producteur chevronné ou un novice dans le domaine de l’audiovisuel, planifier une production à l’étranger demande une préparation minutieuse et une attention particulière à de nombreux détails.
Dans cet article, nous vous proposons une check-list complète pour éviter ces pièges et garantir le succès de votre réalisation. Découvrez les meilleures pratiques pour obtenir les autorisations de tournage nécessaires. Apprenez à sélectionner les lieux idéaux en tenant compte des aspects techniques et esthétiques…
Prêt à faire de votre projet à l’étranger un succès international ? Suivez le guide !
Table des matières
Se renseigner sur les réglementations locales concernant les tournages
Certaines régions peuvent avoir des lois spécifiques auxquelles vous devez vous conformer. Voici différents types de réglementations à connaitre avant de se rendre dans un pays :
- Autorisation de tournage : il vous sera sûrement obligatoire d’obtenir un permis pour filmer dans les lieux publics ou privés.
- Restrictions sur l’équipement : certaines limites peuvent s’appliquer sur l’utilisation d’équipements spécifiques, comme les drones, ce qui nécessitera des autorisations.
- Assurance responsabilité civile : vous devrez probablement fournir une preuve d’assurance pour couvrir d’éventuels dommages potentiels.
- Respect de l’environnement : des règles strictes s’appliquent dans les zones sensibles, comme les parcs nationaux, afin de protéger la faune et la flore.
- Nuisance sonore et horaires : attendez-vous à des restrictions concernant le bruit et les horaires de tournage, notamment sur les heures de début et de fin.
👉 Notre astuce pour connaître ces réglementations ?
Contactez directement les autorités compétentes (offices de tourisme, organisations gouvernementales, bureaux du film ou du cinéma, services municipaux).
Ces organismes peuvent fournir des informations détaillées sur les procédures à suivre, les formulaires à remplir et les frais éventuels associés à l’obtention des approbations de tournage.
Faire des recherches approfondies sur les lieux de tournage potentiels
Lors de la recherche de sites à l’étranger, une étape essentielle consiste à effectuer des investigations approfondies afin d’assurer la réussite de votre projet.
Dans un premier temps, identifiez les lieux qui correspondent à vos critères esthétiques et narratifs. Réfléchissez à l’ambiance que vous souhaitez créer, en explorant des paysages locaux, des édifices historiques ou des quartiers urbains. Utilisez des ressources en ligne telles que Google Earth pour obtenir une vue d’ensemble de l’environnement. Cela vous permettra d’avoir une perception précise des lieux, en tenant compte de la lumière et des perspectives.
Assurez-vous de prendre en compte les aspects logistiques comme :
🚗 L’accès aux emplacements
📹 La disponibilité des équipements à proximité
🏨 Les options d’hébergement pour votre équipe
De plus, il faut tenir compte des conditions météorologiques et des éventuels défis pratiques propres à chaque lieu.
Après avoir présélectionné les emplacements, entrez en contact avec les autorités locales pour vous assurer que vous disposez des bonnes informations. En planifiant minutieusement la gestion de production, vous maximisez vos chances de choisir des sites de tournage adaptés à vos besoins tout en minimisant les problèmes logistiques potentiels.
S’assurer que son équipe soit en règle et opérationnelle avant le départ
Avant de partir pour un tournage à l’étranger, il est impératif de vérifier que tout le monde dispose d’un passport à jour, d’un visa et/ou d’un permis de travail pour entrer légalement dans le pays choisi. Pensez à vérifier également les délais de traitement des demandes, car ils peuvent varier d’un pays à l’autre.
💡 En France, le délai de délivrance d’un passeport se situe entre 3 et 5 semaines.
Le site Tourdumondiste constitue une ressource essentielle pour la préparation de votre tournage à l’étranger, en particulier en ce qui concerne les aspects administratifs. Il offre des informations complètes sur une multitude de destinations, ainsi que sur les réglementations locales, y compris les exigences de visa, la durée de séjour et des liens utiles pour faciliter vos démarches.
Couvrir les risques spécifiques liés au tournage à l'étranger
Lorsque vous planifiez un projet audiovisuel en Europe ou dans le monde, il est essentiel de mettre en place une couverture adéquate pour protéger votre équipe et votre matériel contre les dangers potentiels :
👩⚕️ Une assurance voyage pourra couvrir les frais médicaux, les annulations et le rapatriement en cas d’urgence médicale.
📦 Une assurance production spécifique pourra quant à elle protéger le matériel de tournage contre les dommages, le vol ou la perte, mais également couvrir les coûts liés aux retards de réalisation ou aux annulations de vol.
En anticipant ces problématiques, vous pourrez gérer efficacement les situations imprévues et assurer la sécurité et la continuité du tournage.
Selon une étude menée par le site Tourdumondiste auprès de 775 personnes ayant fait un voyage longue durée, 95 % avaient pris une assurance voyage et 40 % ont eu besoin de l’utiliser au moins une fois.
Préparer l’acheminement du matériel en tenant compte des spécificités locales
Lorsque vous organisez le transport des équipements de tournage pour un projet à l’étranger, une planification méticuleuse est essentielle pour garantir une logistique fluide et efficace. Renseignez-vous sur :
- Les exigences douanières du pays en question
- La réglementation en matière d’importation de matériel
- Les taxes ou restrictions spécifiques sur les équipements
Ensuite, choisissez le mode de déplacement le plus adapté en fonction de la destination, de la quantité et de la taille des colis. Que ce soit par voie aérienne, terrestre ou maritime, assurez-vous de comparer les options disponibles en termes de coûts, de délais et de fiabilité pour prendre la meilleure décision.
✈️
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Prix généralement élevé, surtout pour les envois volumineux.
Prix modéré, dépend des distances et du type de véhicule.
Prix souvent le moins cher pour de grandes quantités.
Délais rapide, souvent 1 à 3 jours selon la distance.
Délais variable, peut prendre de quelques heures à plusieurs jours.
Délais lent, de quelques jours à plusieurs semaines.
Très fiable, mais sujet aux retards aéroportuaires.
Fiable, mais peut être affecté par la circulation et la météo.
Fiable pour les gros volumes, mais des retards peuvent survenir.
Pour finir, vous pouvez établir une liste détaillée de tout le matériel transporté et la conserver en cas de déclaration douanière ou de vérification à l’arrivée.
Anticiper les hébergements et prévoir les options de restauration
La réservation de logements confortables et la prévision de repas adaptés sont essentielles pour garantir le bien-être et la productivité de vos collaborateurs. Tout d’abord, identifiez les choix disponibles dans la région de destination, en tenant compte du nombre de personnes, de leurs préférences et de leur budget.
Quelques conseils pratiques :
👌 Pour plus de praticité, réservez des hébergements proches des lieux de tournage et bien desservis par les transports.
🍻 Pour plus de convivialité, opter pour des logements collectifs (appartements, maisons, hôtels avec espaces communs, etc.)
🤸♂️ Pour plus de flexibilité, choisissez des hébergements qui proposent des services adaptés aux groupes (petits-déjeuners inclus, transferts pour l’aéroport)
En ce qui concerne la restauration, renseignez-vous sur les adresses locales ou sur la possibilité de faire appel à des services de traiteur pour fournir des repas équilibrés et variés pendant toute la durée du projet. Assurez-vous de prendre en compte les éventuelles restrictions alimentaires ou préférences spécifiques des membres de votre équipe, comme les régimes alimentaires particuliers ou les allergies.
Pour optimiser cette tâche, établissez un calendrier de réservations pour les hébergements et les repas, en tenant compte des horaires de tournage et des déplacements prévus.
Veillez également à communiquer clairement avec vos collaborateurs sur les détails logistiques liés à l’hébergement et à la restauration, et assurez-vous qu’ils disposent de toutes les informations nécessaires pour un séjour confortable et sans souci. En prenant soin de ces aspects, vous garantissez le bien-être de votre équipe et vous créez un environnement propice à la réussite du projet.
Établir un budget réaliste et suivre les dépenses du projet en temps réel
Établir un plan budgétaire en amont et le piloter au fur et à mesure est indispensable pour éviter les dépassements et assurer la viabilité financière du projet. Commencez par identifier les coûts potentiels liés au tournage à l’étranger, tels que les frais :
- d’hébergement
- de transport
- de nourriture
- de location de matériel
- des taxes et frais administratifs
N’oubliez pas d’inclure également une marge de sécurité pour faire face à d’éventuels paiements imprévus.
Pour suivre vos dépenses de manière efficace, nous vous conseillons d’utiliser un outil de gestion adapté aux productions audiovisuelles tel que TheGreenShot.
Il vous suffit d’importer vos factures pour obtenir une vision complète de la situation financière de votre production. La solution permet de collecter et d’organiser efficacement les données de votre équipe, mais également d’ajuster le budget en temps réel. Il est bien sûr possible de choisir parmi une liste d’intégrations pour connecter vos solutions existantes.
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