AVIS DE PROTECTION DES DONNÉES (SITE WEB, SOLUTION)

Nous – TheGreenShot – vous fournissons cet Avis de Protection des Données pour vous informer, vous nos visiteurs du site web et utilisateurs de la solution, sur la manière et le moment où nous traitons vos données personnelles. Cet avis couvre le traitement de vos données personnelles dans le cadre de votre visite sur notre site web

(https://www.thegreenshot.green/ et https://www.thegreenshot.io/), votre inscription et l’utilisation de notre solution (https://app.thegreenshot.green/ ainsi que l’application mobile TheGreenShot), et votre communication avec nous par e-mail, téléphone ou médias sociaux.

Si vous souhaitez des informations sur la façon dont nous traitons les données personnelles via les cookies, les plugins sociaux, les pixels et autres types de technologies de suivi, veuillez vous référer à notre Avis sur les Cookies.

1. EN GÉNÉRAL

1.1. Vos données personnelles sont traitées par TheGreenShot SA, Avenue Albert Lancaster 86, 1180 Uccle, Belgique. Vous pouvez nous contacter par e-mail à privacy@thegreenshot.green.

1.2. Lorsque nous faisons référence à certaines lois ou réglementations, cette référence inclura également tout changement, remplacement ou annulation desdites lois ou réglementations, y compris toutes les décisions exécutives connexes.

1.3. Nous pourrions avoir à modifier, changer ou amender notre Avis de Protection des Données. Nous pouvons le faire de temps en temps et à notre propre discrétion. Vous pouvez toujours consulter la dernière version de cet avis sur notre site web ou sur notre solution.

2. TYPES DE DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS TRAITONS

2.1. Chaque fois que vous utilisez notre site web ou notre solution, nous collectons :

• Des informations techniques associées à l’appareil que vous utilisez, telles que le type et le modèle de l’appareil, la langue du système, le type de navigateur, la localisation géographique et le système d’exploitation ;
• Des identifiants techniques qui identifient l’appareil que vous utilisez, tels que l’adresse IP, l’IDFA (identifiant pour les annonceurs) et d’autres identifiants uniques ;
• Des informations concernant votre comportement de navigation et d’engagement, telles que la durée de votre visite, les liens sur lesquels vous cliquez, les pages que vous visitez, le nombre de fois que vous visitez une page et le temps qu’il vous faut pour revenir.

2.2. Lorsque vous nous contactez par e-mail, téléphone ou tout autre moyen, nous collectons les informations que vous nous fournissez. Dans la plupart des cas, il s’agit de :

• Vos informations de contact, telles que votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse postale ;
• Le contenu de votre communication et les détails techniques de la communication elle-même, tels que la personne avec laquelle vous correspondez de notre côté, et la date et l’heure ;
• Les informations publiquement disponibles vous concernant ;
• Toute autre donnée personnelle que vous choisissez de nous fournir.

2.3. Lorsque vous utilisez notre solution, nous collectons :

• Les informations dont nous avons besoin pour vous permettre d’accéder à notre solution, à savoir votre adresse e-mail ;
• Les informations d’identité de base dont nous avons besoin pour créer votre profil, à savoir votre nom, vos coordonnées, telles que votre adresse e-mail, et les détails relatifs à votre fonction ;
• Si les fonctionnalités de feuille de temps et d’exportation sont activées, vos détails de profil supplémentaires que vous nous fournissez, tels que votre numéro de téléphone, date de naissance, nationalité, langue, informations de transaction et photo de profil ;
• Votre activité sur notre solution, y compris vos saisies de temps, vos dépenses soumises et vos déplacements ;
• Autres données personnelles que vous ou votre chef de projet nous fournissez.

3. FINALITÉS DU TRAITEMENT (ceci concerne uniquement la solution, pas le site web d’information).

3.1. Nous traitons vos données personnelles afin de vous fournir les services que vous et vos collègues nous demandez. Cela inclut vos préférences pour les conseils du jour, les heures de travail si les fonctionnalités de feuilles de temps et de rapports sont activées, la sélection des fournisseurs, les dépenses que vous soumettez et les bons de commande que vous mettez en œuvre, ainsi que votre langue préférée.

3.2. Nous traitons vos données personnelles pour vous fournir vos notifications d’activité ainsi que vos propres rapports. Cela signifie que nous vous enverrons des communications pertinentes concernant vos tâches, y compris les tâches que vous avez effectuées et qui nécessitent une attention supplémentaire, ou les tâches à effectuer en relation avec votre travail à venir. Ces communications sont envoyées par e-mail, WhatsApp, SMS ou notifications dans l’application en fonction des choix de configuration.

3.3. Nous traitons vos données personnelles pour nous conformer à nos obligations légales ou pour nous conformer à toute demande raisonnable d’agents ou de représentants des forces de l’ordre compétents, d’autorités judiciaires, d’agences ou d’organismes gouvernementaux, y compris les autorités compétentes en matière de protection des données. De la même manière, nous pouvons transférer vos données personnelles de notre propre initiative à la police ou aux autorités judiciaires comme preuve ou s’il existe des soupçons justifiés d’un acte illégal ou d’un crime commis par vous par le biais de votre inscription ou de votre utilisation de notre site web, de notre solution ou d’une autre interaction avec nous.

3.4. Nous pourrions être tenus de collecter et de transférer vos données personnelles à notre institution financière ou à notre prestataire de services de paiement pour permettre à votre institution financière et au prestataire de services de paiement de se conformer à leurs obligations légales, telles que les obligations en vertu de la législation applicable en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

3.5. Nous traitons vos données personnelles et les anonymisons pour effectuer des analyses statistiques afin que nous puissions améliorer notre site web, nos produits et nos services.

3.6. Nous pouvons traiter vos données personnelles pour la préservation de nos intérêts légitimes ou des intérêts légitimes de nos partenaires ou d’un tiers si et quand votre inscription ou votre utilisation de notre site web ou de notre solution peut être considérée comme (a) une violation de toute condition d’utilisation applicable ou des droits de propriété intellectuelle ou de tout autre droit d’un tiers, (b) une menace pour la sécurité ou l’intégrité de notre site web ou de notre solution, (c) un danger pour notre site web ou notre solution ou l’un de nos systèmes sous-jacents ou ceux de nos sous-traitants en raison de virus, chevaux de Troie, logiciels espions, logiciels malveillants ou toute autre forme de code malveillant, ou (d) de quelque manière que ce soit haineuse, obscène, discriminatoire, raciste, diffamatoire, malveillante, blessante ou de toute autre manière inappropriée ou illégale.

4. BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

4.1. Nous traitons vos données personnelles pour vous fournir le service que vous et/ou vos collègues avez demandé comme indiqué à la clause 3.1, dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de l’accord entre vous et TheGreenShot. Cela inclut votre profil personnel, y compris les informations que vous partagez à travers votre choix de fournisseurs, dépenses, bons de commande, heures, voyages, hébergements, utilisation d’énergie, photographies, votre e-mail, votre numéro de téléphone mobile.

4.2. Lorsque vous utilisez notre application mobile pour la première fois, nous vous demandons votre consentement pour le traitement de vos données dans les conditions décrites à la clause 3.1. Vous pouvez modifier vos préférences dans les paramètres de votre appareil mobile.

4.4. Le traitement de vos données personnelles aux fins décrites aux clauses 3.4 et 3.6 est nécessaire pour nous permettre de nous conformer à nos obligations légales.

4.5. Le traitement de vos données personnelles aux fins décrites à la clause 3 est nécessaire aux fins des intérêts légitimes de TheGreenShot, qui sont :

• L’amélioration continue de notre site web, de nos produits et services pour vous assurer la meilleure expérience possible ;
• Maintenir notre site web et nos solutions à l’abri des utilisations abusives et des activités illégales ;

5. DESTINATAIRES

5.1. Vous comprenez que si vous utilisez notre site web ou notre solution, vos données personnelles sont également traitées par des tiers qui traitent vos données en notre nom afin de vous fournir nos outils et services et de les améliorer. Par exemple, nous comptons sur des tiers pour vous tenir informé de votre projet. Nous utilisons également un tiers pour stocker en toute sécurité vos données personnelles au sein de l’Union européenne, ainsi que pour traiter vos paiements d’abonnement. De plus, nous nous appuyons sur des tiers pour suivre certaines de vos actions sur notre site web et nos solutions afin de mieux comprendre comment TheGreenShot est utilisé.

5.2. Nos sous-traitants tiers ne sont autorisés à traiter vos données personnelles pour le compte de TheGreenShot que sur notre instruction écrite. Nous garantissons que tous nos sous-traitants tiers sont sélectionnés avec le soin nécessaire et sont contractuellement obligés de respecter la sécurité et l’intégrité de vos données personnelles.

6. LOCALISATION ET TRANSFERT

6.1. TheGreenShot traite vos données personnelles principalement au sein de l’Espace économique européen (“EEE”). Cependant, afin de traiter vos données personnelles aux fins décrites à la clause 3 ci-dessus, nous pouvons également transférer vos données personnelles vers un pays tiers en dehors de l’EEE. Nous ne transférerons vos données personnelles qu’à des tiers qui sont tenus de respecter des garanties appropriées en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles. Ces garanties seront la conséquence de :

• Le pays destinataire ayant une législation en place qui est considérée comme essentiellement équivalente à la protection offerte au sein de l’EEE. La Commission européenne maintient et publie une liste de ces pays : https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en ;
• Un accord contractuel étant en place entre TheGreenShot et le tiers, tel qu’un accord basé sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne pour le transfert de données personnelles vers des pays tiers (Décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission du 4 juin 2021).
• La demande du client de transférer l’hébergement de la solution et/ou les données en dehors de l’EEE en raison de la localisation du client en dehors de l’EEE.

6.2. Les destinataires de vos données personnelles en dehors de l’EEE incluent les destinataires décrits à la clause 5. Le transfert est limité aux finalités énoncées à la clause 3.

7. ASSURANCES DE QUALITÉ

7.1. TheGreenShot fait de son mieux pour ne traiter que les données personnelles nécessaires à la réalisation des finalités énumérées à la clause 3.

7.2. Vos données personnelles ne sont traitées que le temps nécessaire pour atteindre les finalités énumérées à la clause 3 du présent Avis de Protection des Données ou jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement pour leur traitement. Notez que le retrait du consentement peut impliquer que vous ne puissiez plus utiliser tout ou partie du site web ou de la solution. TheGreenShot désidentifiera vos données personnelles lorsqu’elles ne seront plus nécessaires aux finalités décrites à la clause 3, sauf s’il y a :

• Un intérêt prépondérant de TheGreenShot ou de tout autre tiers à conserver vos données personnelles identifiables ;
• Une obligation légale ou réglementaire ou une ordonnance judiciaire ou administrative qui empêche TheGreenShot de les désidentifier.

7.3. Nous faisons de notre mieux pour nous assurer que toutes les données personnelles que nous collectons sont conservées en toute sécurité. TheGreenShot prendra les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé ou vol ainsi que contre toute perte, falsification ou destruction accidentelle. L’accès par le personnel de TheGreenShot ou nos sous-traitants tiers ne se fera que sur la base du besoin de savoir et sera soumis à des obligations de confidentialité strictes. Vous comprenez cependant que la sécurité et la sûreté ne sont que des obligations de moyens qui ne peuvent jamais être garanties.

7.4. Si vous êtes inscrit pour recevoir des communications, des offres et d’autres publicités par e-mail ou d’autres canaux de communication électronique de personne à personne, vous pouvez modifier vos préférences pour recevoir ces communications en cliquant sur le lien “se désabonner” dans notre communication, ou en nous envoyant votre demande par e-mail à unsubscribe@thegreenshot.green.

7.5. Si vous ne recevez pas de notifications push de notre part dans l’application mobile TheGreenShot, vous pouvez les activer dans les paramètres de votre appareil. À l’inverse, si vous recevez des notifications push et que vous souhaitez les désactiver, cela peut également être fait dans les paramètres de votre appareil.

8. VOS DROITS

8.1. Vous avez le droit de demander l’accès à toutes les données personnelles vous concernant traitées par nous. Nous nous réservons le droit de facturer des frais administratifs pour les demandes d’accès multiples ultérieures qui sont clairement soumises pour nous causer des nuisances ou des dommages.

8.2. Vous avez le droit de demander que 8.2. Vous avez le droit de demander que toutes les données personnelles vous concernant qui sont inexactes soient corrigées gratuitement. Votre demande de correction doit être accompagnée d’une preuve de la nature erronée des données pour lesquelles vous demandez la correction.

8.3. Vous avez le droit de retirer votre consentement donné précédemment pour le traitement de vos données personnelles, auquel cas la clause 8.4 s’appliquera.

8.4. Vous avez le droit de demander que vos données personnelles soient supprimées si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités décrites à la clause 3 ou si vous retirez votre consentement. Cette demande sera évaluée par TheGreenShot par rapport à :

• Des intérêts prépondérants de TheGreenShot ou de tout autre tiers ;
• Des obligations légales ou réglementaires ou des ordres administratifs ou judiciaires qui pourraient contredire une telle suppression.

Au lieu de la suppression, vous pouvez également demander que TheGreenShot limite le traitement de vos données personnelles si et quand (a) vous contestez l’exactitude de ces données, (b) le traitement est illégitime ou (c) les données ne sont plus nécessaires aux fins énumérées à la clause 3 mais vous en avez besoin pour vous défendre dans des procédures judiciaires.

8.5. Vous avez le droit de vous opposer au traitement pour des motifs liés à votre situation particulière. Cependant, vous pouvez toujours vous opposer gratuitement et sans justification au traitement à des fins de marketing direct.

8.6. Lorsque nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement ou pour exécuter un contrat, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

8.7. Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, qui produit des effets juridiques vous concernant ou qui vous affecte de manière similaire de façon significative, à moins que ces décisions ne soient prises en conséquence de notre accord afin de vous fournir les services que vous avez demandés ou lorsque nous avons demandé votre consentement explicite pour cela.

8.8. Si vous souhaitez soumettre une demande pour exercer un ou plusieurs des droits énumérés ci-dessus, vous pouvez envoyer un e-mail à privacy@thegreenshot.green. Cet e-mail dans lequel vous demandez d’exercer un droit de la personne concernée ne sera pas interprété comme un consentement au traitement de vos données personnelles au-delà de ce qui est nécessaire pour traiter votre demande. Une telle demande doit indiquer clairement quel droit vous souhaitez exercer et, si nécessaire, les raisons ou les preuves à l’appui. Elle doit également être datée et accompagnée de toute preuve prouvant adéquatement votre identité.

Nous vous informerons rapidement de la réception de cette demande. Si la demande s’avère valide, nous y donnerons suite dès que raisonnablement possible et au plus tard un mois après avoir reçu votre demande.

Si vous n’êtes pas satisfait d’un aspect de notre traitement de vos données personnelles, vous pouvez toujours nous contacter à privacy@thegreenshot.green. Si vous restez insatisfait de notre réponse, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente : l’Autorité belge de protection des données – Gegevensbeschermingsautoriteit.

Dernière mise à jour – 20/01/2023